Gestão Estratégica de DP

Antes de tratarmos de assuntos mais específicos ou rotinas mais fundamentais da área de Departamento Pessoal, precisamos nos certificar que a área está realmente composta de um planejamento e de uma estratégia bem estabelecida. Neste artigo, vamos expor algumas dicas na qual poderá auxiliar na gestão do seu departamento. Analisando toda uma área de departamento pessoal, podemos compará-la a uma árvore. Fundamentada toda em suas raízes bem sólidas, gerando ramos e/ou galhos e posteriormente folhas e frutos saudáveis. Porém, só haverá um resultado saudável se sua base (representada na ilustração pela raiz) realmente buscar conhecimento; estiver engajada no planejamento estratégico da empresa; se possuir uma visão geral dos possíveis riscos do mercado; passivos trabalhistas; se estiver em constante upgrade das atualizações legais; obter em seu perfil flexibilização para possíveis mudanças, porém com uma visão global na tomada de decisão; enfim, uma equipe que acima de tudo se interesse pelo sucesso da organização onde está inserida.

As empresas hoje contam com um grupo de pessoas na qual na sua característica principal, é a constante busca de novos desafios. Não se dedicam integralmente em rotinas extremamente repetitivas e constantes. Portanto, para manter um excelente colaborador dentro da empresa, é necessário trazer a memória essa particularidade. As organizações no decorrer da vida profissional do colaborador investem um valor alto em treinamentos e desenvolvimento. Portanto, uma das estratégias na qual podemos indicar é de realizar um rodízio de atividades. A tendência atual é de obtermos em nossas equipes, colaboradores que dominam rotinas com um conhecimento global e não mais especialistas que realizam apenas uma determinada função. Por exemplo, antigamente encontrávamos organizações com um determinado indivíduo especialista em SEFIP, ou encontrávamos funcionários focados apenas no envio da DIRF (passava o ano todo realizando conferências das bases e mantendo mensalmente conferida). Vamos agora pensar em uma nova forma de analisar as equipes, lembrando da situação apresentada logo acima. Colaboradores em uma geração imediatista, querendo novos desafios constantemente, como liderar equipes com essa composição? Rodízio de rotinas, essa é uma alternativa que pode ser a solução. Mas, isso é bem relativo. Você, caro leitor, precisa analisar o perfil de sua equipe, o perfil dos dirigentes de sua empresa, o perfil de público alvo (quantidade de colaboradores, turn over, jornadas de trabalho, quantidades de eventos da folha, etc.). Mas, o rodízio de rotinas pode proporcionar colaboradores executando novas tarefas e isso pode colaborar com novas ideias de execução, análise de falhas não vistas anteriormente, mente nova executando trabalhos de forma diferenciada e motivados, consequentemente uma redução de custos e desperdícios.

Uma outra alternativa, dentro da estratégia de gestão do Departamento Pessoal, é inserir um processo dinâmico de execução e conferência. A aplicação deste método é bem simples. Em consequência da aplicação anterior, onde todos os colaboradores executam qualquer tipo de rotina, podemos obter profissionais capacitados para executar e também até mesmo conferir os processos dos demais colaboradores da equipe. O ser humano possui uma forte tendência de distração, perca de foco, causando baixa produtividade nas suas ações. E essa baixa produtividade impacta no resultado geral do departamento e até mesmo da organização, ocorrendo atrasos nas entregas, não cumprimento dos prazos, obtendo assim um gasto desnecessário de recursos devido o famoso retrabalho. Desta forma, podemos obter sucesso na aplicação desta metodologia, onde um colaborador executa a sua ação e de forma otimizada um outro indivíduo realiza uma conferência minuciosa e técnica. Podemos sempre levar em consideração que a melhor estratégia para essa aplicação, é de inserir no processo de conferência, os funcionários com mais experiência e domínio do assunto. É uma excelente estratégia de redução de falhas. Não estou me referindo apenas aos cargos de analistas de folha de pagamento para executar as conferências, mas sim de todos os componentes da equipe, gerando assim uma forte tendência de desenvolvimento. Podemos até mesmo estender a responsabilidade desta conferência para o controle da entrega da rotina. Não vemos problema nisso quando conseguimos pensar em equipe, onde todos estão no mesmo jardim, compondo aquela árvore citada no início do artigo. As rotinas precisam ser entregues com excelência, isto é, todos os componentes da equipe engajados para que as tarefas sejam concluídas com toda a eficiência possível.

Uma das maiores preocupações dos gestores de Administração de Pessoal, são os chamados passivos trabalhistas. Porém, com as técnicas apresentadas acima, podemos considerar que cada rotina, cada trabalho e/ou tarefa, estão cercados de colaboradores preparados e desenvolvidos para conferir e controlar a execução das mesmas. Consequentemente, conduzimos para um índice quase zero de oportunidades para futuras reclamações trabalhistas.

Fiquem a vontade para comentar e participar com a sua opinião neste assunto. Vamos formar uma comunidade, onde há uma troca de conhecimento.

Obrigado.

Rafael Ribeiro – dpzasso@gmail.com

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